Dasar-dasar surat menyurat

DASAR-DASAR SURAT MENYURAT

1.        SYARAT SURAT

Surat dikatakan baik jika:

1)        Format menarik

2)        Surat tidak terlalu panjang

3)        Bahasa: jelas, padat, sopan

4)        Penampilan: bersih, necis,tidak salah ketik

5)        Bahan: kertas baik dan bersih, tinta hitam dan amplop sesuai dengan kertas yang dipakai.

2.        ARTI SURAT

1)        Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi dari satu pihak ke pihak lain.

2)        Surat-menyurat adalah hubungan antara satu pihak dengan pihak lain yang dilakukan dengan perantara surat.

3.        FUNGSI SURAT

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai:

1)        Alat komunikasi

2)        Alat bukti tertulis

3)        Alat pengingat

4)        Alat bukti historis

5)        Duta atau wakil organisasi

6)        Alat pedoman kerja

Ø  Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikaninformasi dari satu pihak ke pihak lain atas  nama pribadi maupun organisasi.

Ø  Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

Ø  Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau.

Ø  Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau perkembangan suatu organisasi.

Ø  Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.

Ø  Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

4.        JENIS SURAT

A. Berdasarkan Wujud Surat

1)        Kartu Pos

2)        Warkat Pos

3)        Telegram

4)        Surat Bersampul

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

1)        Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

a.    Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.

b.    Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

2)        Surat Dinas: surat yang berkaitan dengan kegiatan umum organisasi, seperti: pengumuman, surat pemberitahuan, surat keterangan, dll.

3)        Surat Bisnis: surat yang berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis/kegiatan pokok organisasi.

C. Berdasarkan Pesan Surat

1)        Surat Keluarga

2)        Surat Setengah Resmi

3)        Surat Sosial

4)        Surat Niaga

5)        Surat Dinas

6)        Surat Pengantar

D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1)        Surat Sangat Rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan mengancam keamanan negara.

2)        Surat Rahasia, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan menimbulkan masalah.

3)        Surat Konfidensial, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan terbatas dalam suatu organisasi.

4)        Surat Biasa, yaitu surat yang apabila isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak (umum) tidak menimbulkan masalah.

E. Berdasarkan Tata Aliran Surat

1.         Surat Keluar, yaitu surat yabng diterima oleh suatu organisasi.

2.         Surat Masuk, yaitu surat yang dikirim oleh suatu organisasi.

F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1)        Pengumuman

2)        Surat Edaran

3)        Surat Biasa

G. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1)        Surat Penting, yaitu surat yang harus langsung diproses sesaat setelah surat itu diterima.

2)        Surat Segera, yaitu surat yang harus segera diproses.

3)        Surat Biasa, yaitu surat yang pemrosesannya tidak memerlukan waktu segera.

H. Berdasarkan Cara Pengirimannya

1)        Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.

2)        Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.

3)        Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.

4)        Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

Sumber:

Hisyam, Djihad.2008.Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.Yogyakarta.UNYpress.

Setyaningrum, Afra Tien.2008.Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori, dan Aplikasi.Yogyakarta:Amara Books.