Bagian-bagian surat

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:

a)      Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.

b)      Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.

c)      Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.

d)     Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.

e)      Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat   tersebut.

f)       Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:

a)      Kepala surat

b)      Tanggal surat

c)      Nomor surat

d)     Lampiran surat

e)      Hal atau perihal surat

f)       Alamat dalam

g)      Salam pembuka

h)      Isi surat

i)        Salam penutup

j)        Nama jabatan

k)      Nama terang dan NIP

l)        Tembusan

m)    Inisial

Dalam bab ini akan dibahas satu persatu mengenai beberapa cara penulisan bagian-bagian surat tersebut menurut kaidah korespondensi, atau berdasarkan bentuk dan kelaziman yang diterapkan pada lembaga yang bersangkutan.

1)      Kepala Surat.

Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.

Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:

a)         Dalam kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.

b)        Dapat dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.

c)         Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat.

d)        Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.

2)      Tanggal Surat

Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:

O    Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota.

O    Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.

3)      Nomor Surat

Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.

4)      Lampiran

Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.

5)      Hal atau Perihal

Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris  agar tidak mengganggu format.

6)      Alamat Dalam

Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:

a)    Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.

b)   Yang diberikan kata Yth. adalah  orangnya bukan lembaganya.

7)      Salam Pembuka

Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:

a.    Dengan hormat,

b.    Assalamu’alaikum wr. wb,

8)      Isi Surat

·      Alinea pembuka

Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:

a.    Dengan ini kami beritahukan bahwa .............

b.    Kami beritahukan bahwa ...............................

c.    Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ...... Nomor .......

·      Isi surat

Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.

·      Alinea penutup

Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

a.       Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

b.      Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

9)      Salam Penutup

Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering  digunakan seperti:

a.       Hormat kami,

b.      Wa’alaikum salam.

10)  Nama Jabatan

Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

Contoh:

a)      Direktur,

b)      Kepala

11)  Nama Terang dan NIP

Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.

12)  Tembusan

Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.

13)  Inisial

Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.

Sumber:

Hisyam, Djihad.2008.Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.Yogyakarta.UNYpress.